Kaizen

Kaizen merupakan suatu konsep dan filsafat yang berasal dari Negara Jepang tetapi sangat diterima oleh Barat sehingga menciptakan budaya yang berpengaruh. Budaya tersebut menggabungkan berbagai keunggulan dan manfaat kerjasama tim dalam kaizen dengan kekuatan individual pada masyarakat. Kaizen sendiri berarti “perbaikan”. Kata kaizen merupakan kombinasi karakter huruf Jepang Kai yang berarti “perubahan” dengan Zen yang berarti “baik”. Di Barat kaizen sebagai konsep manajemen, berarti “perbaikan terus menerus”, setiap tahap demi tahap.

Definisi kaizen adalah:

• Filsafat, sikap, cara berfikir, dan cara berperilaku serta berpusat pada kekuatan kultur/kebudayaan.

• Suatu kebudayaan yang focus terhadap perbaikan secara terus menerus dengan menghilangkan waste di semua sistem dan proses, mulai dengan GEMBA (tempat kerja).

• Problem Solving Prosess.

• Mind Set.

Menurut kaizen, kemajuan yang diraih bukanlah hasil satu atau dua lompatan besar. Kemajuan menurut kaizen dapat diraih karena perbaikan kecil tanpa henti dalam berates-ratus bahkan beribu-ribu kali perubahan dalam menghasilkan produk atau jasa, ide tentang perbaikan biasanya berasal dari para karyawan Asumsi yang mendasari perubahan kaizen adalah bahwa kesempurnaan itu sebenarnya tidak ada, artinya tidak ada kemajuan, produk hubungan, sistem atau struktur yang sempurna.Kaizen selalu berusaha meningkatkan apa yang pernah dicapainya dan pasti selalu ada orang lain yang menemukan ruang untuk mengadakan peningkatan. Salah satu tujuan konsep kaizen adalah untuk mengurangi sampai menghilangkan waste dalam proses produksi.Waste tersebut ada tujuh macam, yaitu:

• • Waste dalam transportasi

• • Waste dalam proses

• • Waste dalam inventori

• • Waste dalam gerakan;

• • Waste akibat cacat produk;

• • Waste karena menunggu;

• • Produksi yang berlebihan

Kaizen identik dengan siklus rencana-kerjakan-periksa-tindakan (Plan, Do, Check, Act atau PDCA). PDCA adalah prinsip dasar untuk perbaikan secara terus menerus. Penjabaran dari PDCA adalah sebahagai berikut:

• • Planning berarti memahami apa yang ingin dicapai, memahami bagaimana melakukan suatu pekerjaan, berfokus pada masalah, menemukan akar permasalahan, menciptakan solusi kreatif serta merencanakan implementasi yang terstruktur.

• • Doing tidak semudah seperti yang dilihat. Didalamnya berisi pelatihan dan manajemen aktifitas. Biasanya masalah besar dan mudah sering berubah pada saat-saat terakhir. Bila terjadi kondisi seperti ini maka tidak dapat dilanjutkan lagi tetapi harus mulai dari awal kembali.

• • Checking berarti pengecekan terhadap hasil dan membandingkan sesuai dengan yang diinginkan. Bila segala sesuatu menjadi buruk dan hasil baik tidak ditemukan, pada bagian ini keberanian, kejujuran, kecerdasan sangat dibutuhkan untuk mengendalikan proses. Kata kunci ketika hasil memburuk adalah “kenapa”. Dengan dokumentasi proses yang baik maka kita dapat kembali pada titik yang mana keputusan salah dibuat.

• • Acting berarti Menindak lanjuti apa yang didapatkan selama tahap pengecekan.Arti lainnya adalah mencapai tujuan dan menctandarisasikan proses atau belajar dari pengalaman untuk memulai lagi pada kondisi yang tepat.

Langkah-langkah Pemecahan Metode Kaizen

1. Membentuk sebuah team. Terdiri dari ketua, sekertaris, anggota, fasilitator. Sebaiknya membentuk nama team.
2. Membangkitkan masalah dan berkonsentrasi pada masalah yang dipilih. Menggunakan prinsip go look, go see atau lebih dikenal dengan nama Genchi Genbutsu. Prinsipnya adalah langsung melihat kejadian dilapangan tempat proses berlangsung.
3. Mengumpulakan dan meneliti. Meneliti semua proses yang ada lalu mencari 7 mudas yang terdiri dari proses, menunggu, inventory, transportasi, pergerakan, produksi yang berlebihan, proses ulang.
4. Membuat peringkat sistem yang terdiri dari nama, peringkat dan nilai.
5. Memilih objek penelitian.
6. Membuat jadwal penelitian.
7. Menganalisa kondisi sekarang. Menggunakan brainstorming dengan tujuan untuk mendapatkan ide sebanyak mungkin yang relative singkat.
8. Membuat Fishbone diagram. Menganalisa segala kemungkinan yang penting melalui 4MIE yaitu man, machine, methods, material dan environment.
9. Mengumpulkan data. Terdiri dari menentukan parameter penelitian, menentukan waktu pengumpulan, mendesain form-form yang dipakai, mengumpulan data dengan jujur. Dapat pula membuat flowchart atau merekamnya dalam bentuk video.
10. Membentuk target yang specific, dapat diukur, tidak rancu, masuk akal, dapat ditelusuri bila tidak tercapai.
11. Analisa penyebab. Pencarian penyebab permasalahan secara sistematik. Dengan membandingkan antara teori dengan kenyataan. Menggunakan 5 Why Analisis.
12. Merencanakan cara-cara pengukuran yang sesuai dengan target. Mendesign cara praktis dan murah untuk mencari penyebab permasalahan. Merencanakan paling tidak satu rencana untuk setiap akar permasalahan.
13. Melakukan pengukuran. Mengumpulakan data dan memonitoring proses serta memberikan penilaian,
14. Mengecek hasil. Membandingkan hasil pengukuran dengan target yang telah dibuat.
15. Menindak lanjuti dari hasil pengecekan.
16. Membuat standarisasi proses dan melakukan pelatihan dengan standar baru.

Prinsip KaizenKaizen mengandung sepuluh prinsip:

1. Berfokus kepada pelanggan Fokus utama kaizen adalah kualitas produk, tetapi tujuan terpenting kaizen adalah kepuasana pelanggan. Segala sesuatu / aktifitas yang tidak menambah nilai produk atau meningkatkan kepuasan pelanggan merupakan pengeluaran biaya yang tidak perlu.
2. Mengadakan Peningkatan Terus Menerus Dalam kaizen, suatu keberhasilan bukanlah hasil akhir tetapi merupakan awal untuk melangkah ke tahap berikutnya karena suatu keberhasilan merupakan factor dalam meningkatkan semangat untuk mencapai keberhasilan yang lain.
3. Mengakui Masalah Secara Terbuka Membangun budaya yang tidak saling menyalahkan, sehingga para karyawan dalam perusahaan kaizen dapat mengakui kesalahan secara terbuka, dengan sadar menunjukan kelemahan dari prosesnya dan meminta bantuan jika tidak mampu mengatasinya. Keterbukaan tersebut merupakan suatu kekuatan yang bisa mengendalikan dan mengatasi berbagai masalah dengan cepat serta meningkatkan kesempatan-kesempatan perbaikan.
4. Mempromosikan Keterbukaan Ilmu pengetahuan bagi kaizen adalah untuk saling dibagikan dan hubungan-hubungan komunikasi yan4g mendukungnya merupakan sumber efisiensi.
5. Menciptakan Tim Kerja Dalam Kaizen, Tim adalah fondasi yang membentuk struktur organisasi. Melalui keikutsertaan para karyawan dalam tim, perusahaan mendapatkan keuntungan dari karyawannya. Kerjasama tim ini dapat menanamkan rasa saling memiliki, tanggungjawab kolektif, dan berorientasi pada perusahaan serta dapat memperkuat keterbukaan, saling berbagi dan komunikasi.
6. Memanajemen Proyek Melalui Tim Fungsional-silang Proyek perusahaan kaizen direncanakan dan dilaksanakan dengan menggunakan sumberdaya antar-departemen atau fungsional-silang serta sumber daya yang berasal dari luar perusahaan. Hal itu dilakukan untuk mengurangi biaya, mengontrol pemborosan sampai tingkat tertentu serta memuaskan pelanggan.
7. Memelihara Proses Hubungan yang Benar Perusahaan jepang melakukan segala sesuatu yang mampu mereka lakukan supaya terpelihara keharmonisan dalam hubungan antar-manusia terutama para staff, manajer dan para pemimpin tim. Hubungan tersebut dapat menumbuhkan loyalitas dan komitmen dari karyawan.
8. Mengembangkan Disiplin Pribadi Disiplin pribadi di tempat kerja merupakan sifat alamiah orang Jepang
9. Memberikan Informasi pada Semua Karyawan Berbagi informasi merupakan hal yang sangat penting dalam perusahaan Kaizen. Dengan memberikan informasi yang penting pada setiap orang maka tantangan perusahaan berubah menjadi tantangan pribadi. Informasi ini juga merupakan langkah penting untuk menciptakan budaya berdasarkan pengetahuan.
10. Memberikan Wewenang Kepada Setiap Karyawan Dalam pelaksanaan kaizen, setiap karyawan diberikan wewenang untuk melakukan perubahan kea rah yang lebih baik dengan kata lain melibatkan peran karyawan dalam melakukan peningkatan.

Keuntungan KaizenDengan menggunakan konsep dasar kaizen dalam melakukan berbagai aktifitas. Ada beberapa keuntungan yang diperoleh, antara lain:

• • Peningkatan Proses;

• • Penggunaan paradigma baru;

• • Mempercepat waktu proses;

• • Zero Investment;

• • Human Development;

• • Keamanan dan keselamatan kerja.

Keuntungan lain dari kaizen adalah:

• • Penggunaan sistem Plan-Do-Check-Action (PDCA) mengakibatkan cepat dalam menuingkatkan proses dan menghilangkan masalah.

• • Identifikasi, implementasi, monitor dan mengatur perubahan menyebabkan dapat mencegah terjadinya masalah baru.

• • Memfokuskan organisasi kepada kepuasan konsumen dan berdasarkan fakta dalam menggambil keputusan

• • Membantu organisasi untuk menjadi lebih efisien pada proses peningkatan dan pemecahan masalah dilakukan pada tingkat optimal dan biaya yang rendah.

Sumber : http://pemudastatistika.wordpress.com/2011/12/29/kaizen/ 

Benchmarking

Benchmarking adalah proses pengukuran produk, pelayanan, dan praktek bisnis yang dilakukan secara terus menerus, dengan menggunakan pesaing terkuat atau perusahaan terkemuka sebagai pembanding.

Benchmarking ada 3 macam :

• Internal Benchmarking yaitu membandingkan operasi diantara fungsi-fungsi dalam organisasi itu sendiri.Internal benchmarking dapat juga dikatakan sebagai suatu upaya perbaikan terus-menerus untuk mengidentifikasi praktik bisnis terbaik yang ada di dalam perusahaan.

• Competitive Benchmarking berfungsi untuk memposisikan produk perusahaan terhadap produk pesaing. Competitive Benchmarking ini diterapkan untuk menciptakan atau meningkatkan daya saing serta mampu memperbaiki posisi produk dalam pasar yang kompetitif.

• Fungtional Benchmarking yaitu dengan melakukan investigasi pada perusahaan-perusahaan yang unggul dalam industri yang tidak sejenis.

Benchmarking dari perusahaan.

• XEROX CORP. yaitu proses pengukuran dari produk, pelayanan, dan praktek bisnis yang dilakukan secara terus menerus dengan menggunakan pesaing terkuat atau perusahaan terkemuka sebagai pembanding.

• AT &T yaitu proses pengukuran terus menerus dari operasi bisnis saat ini dan membandingkannya dengan faktor pembanding terbaik, kemudian atas dasar perbandingan tersebut dibuat rencana operasional untuk mencapai hasil terbaik.

Dimensi kualitas produksi menurut DAVID GARVIN (1987)
• Performansi (Performance)
• Features (Keistimewaan)
• Keandalan (Reability)
• Konformasi/Kelangkapan (Conformance)
• Durability (Masa Pakai)
• Service Ability (Kemampuan Pelayanan)
• Estetika (Estetiks)
• Kualitas yang dirasakan (Percieved Quality)

Klasifikasi Kebutuhan
• Kebutuhan yang dinyatakan
• Kebutuhan yang sesungguhnya
• Kebutuhan yang dirasakan
• Kebutuhan kultur
• Kebutuhan yang dapat dilacakke penggunaan yang tidak direncanakan.

Sumber : http://180506.blogspot.com/2008/12/manajemen-mutu-3-benchmarking.html